Kein Anruf bleibt unbeantwortet. Auch wenn niemand rangeht.
Es ist selten der Anruf, der klingelt. Es ist der, der nicht mehr kommt, weil beim ersten Versuch niemand rangegangen ist.
Ein KI-Telefonassistent nimmt ab, wenn Sie nicht können. Er beantwortet, was ohnehin immer gleich gefragt wird, nimmt Anliegen auf und leitet weiter, was einen Menschen braucht.
Bevor wir etwas bauen, zählen wir: wie viele Anrufe kommen, wann, worum geht es, und wie viele gehen heute verloren.
Dreißig Minuten. Wenn Ihre Zahlen dagegen sprechen, sagen wir das.
Fragen zu Ihrem Projekt oder Preisrahmen? Ich bin Hjalmar – Ihr digitaler Webwarrior!
Mit Hjalmar sprechen
Seit 15 Jahren zuverlässiger Partner für Unternehmen im Mittelstand.
Verpasste Anrufe bedeuten verpasste Chancen. Gerade außerhalb der Bürozeiten, in Stoßzeiten oder wenn alle Leitungen belegt sind – genau dann rufen Interessenten an. Ein KI-Telefonassistent nimmt jeden Anruf entgegen, beantwortet häufige Fragen, nimmt Nachrichten auf oder leitet gezielt weiter – zuverlässig, rund um die Uhr.
Wir entwickeln Telefonlösungen die zu Ihrem Betrieb passen: ob als erster Kontaktpunkt, als Vorqualifizierung für Ihr Team oder als vollständige Lösung für Standardanfragen am Telefon.
So starten wir gemeinsam
in Ihr Projekt.
Am Anfang steht keine Stimme und kein Skript, sondern eine Zahl: wie viele Anrufe bei Ihnen eingehen, wie viele davon unbeantwortet bleiben und wie oft dieselbe Frage gestellt wird. Ohne diese Zahl lässt sich weder sagen, ob sich ein Assistent lohnt, noch was er können muss. Erst danach wird festgelegt, was er übernimmt – und vor allem, was nicht.
Wir zählen erst die Anrufe. Ein Assistent, der zwölf Gespräche im Monat übernimmt, kostet mehr als er einspart. Ob Sie über dieser Schwelle liegen, steht nach dem ersten Gespräch fest.
Ein Telefonassistent ist das sichtbarste KI-Projekt, das es gibt. Einen schlechten Chatbot kann man wegklicken, einen schlechten Anruf nicht. Deshalb sagen wir hier häufiger ab als bei anderen Projekten.
Gebaut wird mit n8n auf unserem eigenen Server in Deutschland. Die Sprachverarbeitung läuft beim Anbieter — das sagen wir vorher, und Sie entscheiden, welche Daten dort hineindürfen.
Wenn wenig Anrufe kommen. Unterhalb von rund zehn gleichartigen Anrufen am Tag ist ein Assistent ein Kostenposten und keine Entlastung. Das lässt sich vorher ausrechnen, und wir rechnen es vorher aus.
Wenn jedes Gespräch anders ist. Ein Assistent kann das, was sich wiederholt. Wo jeder Anruf eine eigene Geschichte hat, gibt es nichts zu übernehmen.
Wenn das Telefonat selbst das Produkt ist. Bei Beratung, Verhandlung oder Beschwerden ist die Stimme am anderen Ende der Grund, warum jemand anruft. Dazwischen gehört keine Maschine.
Wenn es eigentlich um die Website geht. Wiederkehrende Fragen im Netz beantwortet besser ein KI-Assistent auf Ihrer Seite. Geht es um Abläufe hinter den Kulissen, ist die Prozessautomatisierung der direktere Weg.
Ja — und das ist Absicht. Der Assistent sagt zu Beginn, dass er ein KI-System ist. Seit August 2026 greifen die Transparenzregeln der EU-KI-Verordnung, die genau das verlangen. Unabhängig davon halten wir es für die bessere Lösung: Wer weiß, dass er mit einer Maschine spricht, formuliert kürzer und klarer. Wer es erst nach zwei Minuten merkt, ruft nicht wieder an.
Dann gibt er ab. Entweder stellt er durch, wenn jemand erreichbar ist, oder er nimmt Anliegen und Rückrufwunsch auf und schickt beides weiter. Was er nicht tut: raten. Die Grenze, ab der er abgibt, wird vorher festgelegt und steht schriftlich — das ist der wichtigste Teil der Einrichtung und nicht die Stimme.
In den meisten Fällen ja. Zwei Wege sind üblich: Der Assistent bekommt eine eigene Rufnummer, auf die Sie außerhalb der Bürozeiten oder bei besetzter Leitung umleiten. Oder er wird direkt auf Ihre Anlage aufgeschaltet. Was bei Ihnen geht, hängt am Anbieter Ihrer Telefonie — das klären wir vor dem Angebot, nicht danach.
Meistens. Die Spracherkennung kommt mit regionaler Färbung inzwischen gut zurecht, mit Hintergrundlärm und Freisprechanlage im Auto weniger gut. Deshalb bauen wir Assistenten so, dass sie bei Unsicherheit nachfragen statt zu raten, und nach der zweiten Nachfrage an einen Menschen abgeben. Im Testbetrieb hören wir echte Gespräche ab und schärfen nach.
Die Steuerung läuft mit n8n auf unserem eigenen Server in Deutschland. Die Sprache selbst — Erkennung und Antwort — verarbeitet ein externer Anbieter, das lässt sich derzeit nicht sinnvoll selbst betreiben. Wir sagen Ihnen vor der Beauftragung, welcher Anbieter das ist und wo er steht, und legen fest, welche Daten ihn erreichen dürfen. Gesprächsmitschriften landen bei Ihnen, nicht bei uns.
Abgerechnet wird nach Gesprächsminuten, direkt beim Anbieter, ohne Aufschlag von uns. Ein typischer Anruf — Frage stellen, Antwort bekommen, Termin vereinbaren — dauert ein bis zwei Minuten. Die konkrete Größenordnung steht im Angebot. Die Rechnung, die zählt, ist eine andere: Was ist bei Ihnen ein Auftrag wert, der am nicht abgenommenen Telefon verloren geht?
Von der Beauftragung bis zum ersten echten Anruf vergehen in der Regel vier bis sechs Wochen. Der längste Teil ist nicht die Technik, sondern das Zusammentragen dessen, was der Assistent wissen muss — Öffnungszeiten, Preise, Zuständigkeiten, Sonderfälle. Vieles davon steht bei Ihnen nirgends geschrieben, sondern in den Köpfen. Danach folgen zwei bis drei Wochen Testbetrieb, bevor Anrufer darauf treffen.
Ein kurzer Austausch reicht oft, um zu klären, wie WOAR Sie unterstützen kann.
